Tüketicinin bilinci artıyor, talepleri daha karmaşık hale geliyor. Bu ihtiyacın da etkisiyle son birkaç yıl içinde hızla büyük mağazaların, alışveriş merkezlerinin açıldığına tanık oluyoruz.

Bu merkezlerde binlerce çeşit mal tüketicinin beğenisine sunulmakta, hele aynı cins malın renk, beden gibi çeşitleri düşünülürse, satışa arz edilmesi gereken mal kaleminin büyükçe bir mağazada on binleri geçtiğini söylemek abartı değil.

Satışa arz etmek ya da mağazalarda malı sergilemek artık kolay değil. Çünkü mağazacılık ve marketçilik gelişir ve büyürken;

• Departman sayısı

• Mal çeşidi

• Mal miktarı

• Personel sayısı

• Müşteri sayısı

• Kasa sayısı

• Mal ve para sirkülasyonu hızlanıyor.

Bütün bunların sonucunda parayı, malı ve personeli kontrol edebilmek ve doğru bir şekilde kullanabilmek zorlaşıyor.

Depoda bitmekte olan bir kalem malı zamanında fark etmek ve en uygun ödeme şekli ile satın alarak yerine koyabilmek, küçük işletmelerde olduğu kadar kolay değil. Düşününki takip etmeniz gereken binlerce kalem malınız var. Üstelik bu tür işlemleri enflasyon oranının yüksek olduğu bir ülkede yapmak zorundasınız. Maliyet ve satış fiyatlarının günlük değiştiği bir ortamda perakendecilik daha da bir dikkat gerektiriyor. Bütün bunların yanında rekabetin getirdiği bir zorunluluk olarak yoğun pazarlama teknikleri kullanmak gerekiyor.

Mağazanızda öyle düzenlemeler yapmalısınız ki tüketiciyi mallarınızı daha fazla almaya ikna edebilesiniz. Bir anlamda tüketiciyi çok yakından tanımanız gerekiyor.

Bütün bu bilgileri alabilmek için doğru satış bilgilerine ihtiyaç var.

• Hangi kalem mal daha çok satılıyor?

• Ambalaj şekli ve renk değişiklikleri o malın satışını hangi yönde etkiliyor?

• Vitrin düzenlemeleri, promosyon uygulamaları satışları artırıyor mu?

• Hangi saatlerde satışlar minimum ve maksimum düzeylere ulaşıyor?

• İndirimli satışların zamanlaması doğru mu? Sonuçları işletmeyi nasıl etkiliyor?

• Kredili satışa ihtiyacınız var mı?

• Fire oranınız nedir?

• Raf ve depoda bekleyen ürünler zarar vermeye başladı mı?

• Minimum stokla müşterinize hiç malım yok demeden satış yapabiliyor musunuz?

Günümüzde perakendecilikte bu örnek listedeki ve daha bu listede olmayan yüzlerce bilgiyi elde etmek ve doğru olarak kullanmak gerekmektedir.

Sonuç olarak, malın satın alınması veya üretilmesi, depolanması ve satışa sunulması gerekli. Bununla da iş bitmiyor. Malların satılması ve sonuçta kar edilmesi hedefleniyor.

PERAKENDE SATIŞTA VE MAĞAZACILIKTA HEDEF NEDİR?

Modern mağazacılıkta hedef parayı, malı, personeli ve zamanı en iyi şekilde yönetmeyi sağlayacak, hem de karlılığı artıracak yöntemleri kullanmaktır. Bu belirttiğimiz hedefe ulaşabilmek için, ihtiyacımız olan bilgileri çok süratli elde edip kontrol etmek gerekiyor. Bilgiyi elde eden teknoloji ise mağaza otomasyonu olarak karşımıza çıkıyor. Market ve mağaza otomasyonu market ve mağaza içinde kullanılan elektronik cihazlar ( POS cihazları, teraziler, fiyat gör cihazları, kiosklar, güvenlik sistemleri), merkez ve şube ve depolarda kullanılan donanım ve yazılımlardan oluşuyor.

OTOMASYON NE İŞE YARAR?

Bilindiği üzere Türkiye'de 1980 sonrasında Maliye Bakanlığı'nın isteği ve 3100 sayılı kanun ile yazarkasa kullanımına geçildi. Yazarkasa vergi denetimi için devletin ihtiyacı idi. Oysa POS sistemlerinin çok önemli bir farkı var. POS sistemleri devletin değil iş sahibinin ihtiyacı.

Neden böyle söylüyoruz, kısaca anlatalım.

• Otomasyon iyi bir müfettiştir: Çünkü; paranızı kontrol ediyor. Her türlü kaçağı önlüyor. Belgesiz satış, kasiyer veya satıcı inisiyatifi ile indirim gibi olaylara izin vermiyor. Mağaza içindeki personel düzgün ve hatasız satış yapıyor. Personelin yaptığı hatalar izlenebiliyor ve anında müdahale edilebiliyor.

• İyi bir depocudur: Çünkü; deponuzu ve stoklarınızı kontrol ediyor. Eksik mal girişi, hırsızlık, fazla fire, ölü stok gibi zararınıza çalışan kalemleri hemen ortaya koyuyor.

• İyi bir planlamacıdır: Çünkü; hangi zamanda hangi malları satın almanız, hangi malları satın almamanız gerektiğini ortaya koyuyor.

• İyi bir satın almacıdır: Çünkü; hangi firmadan, hangi malları, ne şartlarla, kaça alıyorsunuz, gelen malların faturaları satın alma şartlarına uyuyor mu, gibi bilgileri size mukayeseli olarak bildiriyor.

• İyi bir pazarlama elemanıdır: Çünkü; hangi ürününüz daha çok satıyor, hangi dönemlerde, günlerde veya hangi saatlerde hangi ürün daha fazla satıyor, hangi üreticinin mallarını satmak sizin için daha avantajlı gibi ve satışla ilgili daha bir çok bilgiyi size doğru ve anında bildiriyor.

• İyi bir mali işler uzmanıdır: Çünkü; nakit akışınızı doğru olarak takip edebiliyorsunuz. Alacağınız raporlarla işletmenizin tüm gelir ve giderlerini görebilir, ileriye yönelik doğru kararlar alabilirsiniz. Yapılan tüm işlemlerinizi anında muhasebeleştirebilirsiniz. Taksitli ve kredili satışlar yapabilirsiniz.

• Çok iyi bir personel müdürüdür: Çünkü;o kadar çok bilgiyi yönetime aktarıyor ki, hiçbir personelinizin hatası yanlışı kaybolmuyor, gizlenemiyor. Herkes en verimli şekilde çalışmak zorunda.

Yedi ayrı üst düzey yöneticinin bir anlamda fonksiyonlarını yerine getirmede yardımcı olan otomasyon sistemleri nedir? Otomasyon sistemleri, üretim noktaları ve mağaza zincirleri arasında bilgisayara dayalı dağıtım ve mağazacılık sistemlerinin kurulmasıdır. Otomasyon sistemleri genelde üç aşamada gerçekleşir. Bunlar:

• Merkez sistemi

• Satış noktaları sistemi

• Üretim noktasının sistemi

Bir otomasyon sisteminde yukarıda bahsedilen noktaların tümü, ikisi veya bir tanesi bulunabilir. Otomasyon sisteminin her noktası ile entegre çalışması gerekmektedir. Bu sistemin doğru ve randımanlı çalışması için, özellikle satış noktalarının (POS) doğru ve kesintisiz çalışması, daha sonra bu satış noktalarındaki bilgilerin merkezi birimde toplanması ve çeşitli yazılımlarla verilerin değerlendirilmesi gerekmektedir. Yöneticilerin karar vermesine yardımcı olacak bu bilgilerin ışığında siparişler, üretim miktarları, indirim ve promosyon zamanları tespit edilecektir.

OTOMASYON ÖĞELERİ

Bir işletmede kurulacak olan otomasyon sisteminde belli başlı öğelere ihtiyaç duyulmaktadır. Bu cihaz ve yazılımlar,merkez ofis, arka ofis ve ön ofis sistemleri olarak genelde üç grupta toplanırlar. Bunlar:

Merkez ofis otomasyon öğeleri

• Bilgisayar donanımı

• Yazıcılar

• Modemler

• İşletim sistemleri

• Merkez ofis yazılımları

• Depoda kullanılacak mal kabul, sevkıyat ve sayım paketleri (el terminalleri ve yazılımlar)

• Kesintisiz güç kaynakları

Arka ofis(perakende satış noktaları) otomasyon öğeleri
• Bilgisayar donanımları

• Yazıcılar

• Modemler

• İşletim sistemleri

• Arka ofis yazılımları

• Sayım paketleri

• Kesintisiz güç kaynağı

Ön ofis otomasyon öğeleri
• Sistem terazileri

• Fiyat gör cihazları

• POS cihazları

• Barkod okuyucular

• Kiosklar

• Kredi kartı okuyucuları

SİSTEMİN İŞLEYİŞİ

Kısaca POS ( P oint O f S ale) diye adlandırdığımız satış noktası terminalleri, bilgisayarlarla haberleşebilen, bilgisayar tabanlı, ödeme kaydedici cihaz (yazar kasa) özelliğini taşıyan cihazlardır. Satış esnasında ürünün üzerindeki barkod bilgileri, barkod okuyucular vasıtası ile ürünle ilgili bilgilere süratle ulaşır. Böylece hem müşteri, hem kasiyer aynı anda satın alınan ürünün birim fiyatını, miktar ve tutarını görür. Alışveriş işlemi POS terminalleri vasıtası ile süratle tamamlanır. Satış bilgileri anında (on-line) veya gün sonunda (off-line) arka ofise aktarılır. Merkezi operasyon yapılıyorsa satış bilgileri modemler vasıtası ile merkeze aktarılır. Merkezde hazırlanan güncel bilgiler yine modemler vasıtası ile perakende satış noktalarına aktarılır.

KURULUŞ AŞAMALARI

Otomasyon kuruluşuna karar verildikten sonra sistemin sağlıklı kurulması için dikkatle takip edilmesi gereken adımlar aşağıdaki gibidir.

• Sipariş

• Kablolama

• Sistem kuruluşu

• Arka ofis program eğitimleri

• Ön ofis eğitimleri (kasiyer ve reyon görevlilerinin eğitimleri)

• Market veya mağaza açılışından önce gerekli testler

• Market veya mağaza açılışı

• Açılış sonrası destek

ÖZETLE SİSTEMİN AVANTAJLARI
• Pozitif şirket imajı ve müşteri güveni

• Barkod ve POS teknolojileri ile hızlı ve hatasız hizmet

• Süratli ve kesintisiz satış

• Minimum stokla maksimum performans

• Merkezi satın alma ve karar vermede isabet

• Finansal hareketlerin, nakit akışının kontrolü

• Kaçakların ve yanlışların minimizasyonu

• Kolayca fiyat değişikliği ve kasiyer kontrolü

• Doğru bilginin doğru işlenmesi

• Raporlarla işletmeyi yönlendirebilecek bilgi bankasının oluşturulması

• İdari kararlar için doğru altyapı

• Mali yükümlülüklerin çözümlenmesi

• Koşulsuz müşteri mutluluğu

Sonuç olarak otomasyon deniz suyu gibidir. Ne içebilir, ne de vazgeçebilirsiniz.

Yukarıda bahsettiğimiz gibi POS otomasyon sistemleri, bir bilgisayarlı veri toplama, iletme ve işletme sistemidir. Bu sistemden sonuç alabilmek için sisteme doğru bilgileri girmek gerekir. Eksik bilgi girişi veya atlanan herhangi bir işlem sonuçlarında yanlış olmasına sebep olacaktır. Bu nedenle mağazanın lojistik ve mali işleri POS sistemleri ile uygun olacak şekilde planlanmalıdır. POS yatırımı yapacak işletmelerde bu sebeple satış öncesi ve sonrası personelin, yöneticilerin eğitimi son derece önemlidir. Eğitim iyi planlanmaz ise sistem çalışır durumda olmasına rağmen yatırımcı istediği sonucu alamaz ve parasının boşa gittiği duygusuna kapılabilir. İşletmede sistemden sorumlu olacak bir bilgi işlem sorumlusunun mutlaka olması gerekmektedir.

Sistemin satın alındığı firmanın, satın alma kararı verilmeden önce teknik servis hizmetlerinin ve referanslarının mutlaka denetlenmesi önemle tavsiye edilmektedir. Genellikle perakende otomasyon sistemlerinde problemler mağaza kapanış işlemleri sırasında çıkmaktadır. Perakende satış noktalarının akşam geç saatlere kadar çalıştığı göz önünde tutulursa, işletmenin o saatte hizmet alması gerekmektedir. Perakende satış noktalarında en önemli husus satışın hiçbir şekilde aksamamasıdır. Bu hizmetinde satıcı firmalar tarafından kesinlikle veriliyor olması gerekmektedir. Aksi halde işletme çalışmayan kasa veya terazilerinden para kaybetmeye başlayacaktır.

NİLUFER GÜRELLİ